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Formation Communication par mail
- Référence : RESEP131
- Durée : 14 heures
- Certification : Non
- Eligible CPF : Non
RÉSUMÉ
La formation Communiquer par mail s’adresse à tous les professionnels souhaitant améliorer la qualité, l’impact et la gestion de leurs communications écrites. Accessible sans prérequis, elle offre une approche concrète et structurée pour gagner en clarté, en efficacité et en assertivité dans les échanges professionnels par courriel.
La première journée est consacrée à la structuration du message, à la clarté rédactionnelle et à l’adaptation du ton au contexte. Les participants apprennent à rédiger des mails concis, professionnels et engageants, en s’appuyant sur des techniques telles que le QQOQCP, la hiérarchisation de l’information et des ateliers de réécriture.
La seconde journée se concentre sur les situations sensibles (désaccords, refus, recadrages) et sur l’optimisation de la messagerie. Les stagiaires découvrent des outils pour rédiger plus rapidement, éviter les malentendus et gérer efficacement leur boîte mail afin de limiter la surcharge mentale.
CONNAISSANCES PREALABLES
- Aucun pré
PROFIL DES STAGIAIRES
- Tout professionnel souhaitant améliorer l'efficacité, la clarté et l'impact de ses écrits tout en optimisant la gestion de sa messagerie
OBJECTIFS
- Atteindre avec efficacité votre objectif en termes de communication par mail
- Avoir un impact sur votre destinataire : écrire un message attractif et donnant envie d'être lu entièrement
- Définir son message et gagner du temps dans la rédaction
- Optimiser la gestion de la messagerie
METHODES PEDAGOGIQUES
- Mise à disposition d'un poste de travail par stagiaire
- Remise d’une documentation pédagogique numérique pendant le stage
- La formation est constituée d’apports théoriques, mises en situations complexes, coaching entre pairs, feedback personnalisé
- Le suivi de cette formation donne lieu à la signature d'une feuille d'émargement
METHODES D'EVALUATION DES ACQUIS
- Auto-évaluation des acquis par le stagiaire via un questionnaire
- Attestation de fin de stage adressée avec la facture
FORMATEUR
CONTENU DU COURS SoftSkills
1 - JOUR 1 : Clarté, structure et impact du message (7h)
2 - Matin : Structurer et clarifier sa communication
- 1. Introduction et positionnement (15 min)
- Tour de table
- Identification des difficultés rencontrées
- Objectifs de la formation
- 2. Définir l'objectif de communication (30 min)
- A qui j'écris ? Pourquoi ?<br>Clarification du message principal
- Utilisation de la méthode QQQQCP
- 3. Structurer efficacement un mail (1h30)
- Construction logique : accroche, corps, conclusion
- Appels à l'action clairs
- Signatures adaptées
- 4. Rendre le mail lisible et attractif (1h15)
- Paragraphes courts, mots clés
- Mise en forme visuelle (gras, puces, hiérarchies)
3 - Après-midi : Rédiger avec clarté et efficacité
- 1. Fournir un message clair et concis (1h)
- Phrases courtes, précises
- Eviter le jargon et la complexité inutile
- 2. Adapter le style au destinataire et au contexte
- Ton professionnel direct, coopératif
- Communication ascendante, descendante, latérale
- 3. Atelier de réécriture de mail (1h)
- Analyse de mail réels ou fictifs – Réécriture guidée – Echanges de bonnes pratiques
- 4- Synthèse de la journée et ancrage des acquis (30 min)
- Points clés retenus – 3 bonnes pratiques personnelles à appliquer
4 - JOUR 2 : Rédaction rapide, relations sensibles et gestion de la messagerie
5 - Matin : Ecrire plus vite et mieux gérer les situations sensibles
- 1. Gagner du temps dans la rédaction (1h)
- Trame de mails types – Phrases clés et blocs réutilisables – Organisation mentale avant rédaction
- 2. Anticiper les malentendus ou objections (1h)
- Identifier les zones floues
- Clarifier l'intention, choisir ses mots avec soin
- 3. Formuler des demandes, relances, refus (1h)
- Formulation assertives et respectueuses
- Trouver le bon équilibre entre fermeté et courtoisie
- 4. Atelier "communication sensible" (30 min)
- Rédaction de mails à enjeux (désaccord, recadrage, émotion) ; Jeux de rôle écrits, feedback en groupe
6 - Après-midi : Optimiser sa messagerie et instaurer de bonnes pratiques
- 1. Organiser efficacement sa messagerie (1h15)
- Tri, classement, filtres, recherches rapides ; Dossiers, étiquettes, catégories
- 2. Gérer les flux et limiter la surcharge mentale (1h30)
- Stratégie de traitement : méthode des 4D, blocage horaire ; Notification et interruption : se protéger
- 3. Mettre en place des règles collectives (charte mail) (30min)
- Codes d'usage au sein d'une équipe ou d'une organisation ; Limiter les mails inutiles, clarifier les attentes
- 4. Evaluation, synthèse et plan d'action personnel (15 min)
- Bilan des apports
- Engagement sur 2 à 3 changements concrets
- Feedback final