EduGroupe accompagne les entreprises dans leurs projets de formation liée aux technologies informatiques
Formation Outlook – Perfectionnement
- Référence : BUOUPERF
- Durée : 7 heures
- Certification : TOSA®
- Eligible CPF : Oui
CONNAISSANCES PREALABLES
- 1-Avoir suivi la formation BUOUINIT - Outlook : Initiation ou posséder les connaissances et compétences équivalentes
- 2-Connaissance des fonctionnalités de base d’Outlook
- 3-Il est conseillé aux participants de venir avec un ordinateur portable s’ils peuvent avoir un accès distant à leur boîte de messagerie pour faciliter la mise en pratique des concepts théoriques
PROFIL DES STAGIAIRES
- Toute personne souhaitant acquérir un haut niveau de maîtrise d’Outlook
OBJECTIFS
- Savoir optimiser la gestion et l’archivage des messages
- Savoir accorder des permissions d’accès et partager la messagerie, les contacts, les calendriers ou les tâches
- Connaître les possibilités d’automatisation afin de gagner du temps (Signatures spécifiques, modèles, règles, mises en forme conditionnelle, suivis et catégorisations, recherches avancées…)
- Maîtriser l’organisation de réunion et la gestion des tâches
METHODES PEDAGOGIQUES
- La formation est constituée d’apports théoriques, d’exercices pratiques et de réflexions
- Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique pendant le stage
- Mise à disposition d’un poste de travail par participant
METHODES D'EVALUATION DES ACQUIS
- Auto-évaluation des acquis par le stagiaire via un questionnaire
- Attestation de fin de stage adressée avec la facture
FORMATEUR
Consultant-Formateur expert Outlook
CONTENU DU COURS Outlook
1 - Environnement et sauvegarde
- Étude approfondie des différentes Options Outlook : Personnalisation de la barre d’accès rapide et du ruban – Compte Office
- Vérification des propriétés d’un dossier (taille)
- Création d’un fichier d’archivage Outlook (.pst) – Choix et Paramétrage de l’archivage
- Gestion des droits d’accès et ouverture du dossier d’un autre utilisateur
- Création de catégories de couleurs pour classer et filtrer les éléments Outlook
- Utilisation des indicateurs de suivi
- Création et gestion de règles d’automatisation
- Perfectionnement sur le Gestionnaire d’absence (messages différents, ajout de règles)
- Choix de la mise en page et de l’impression des différents éléments Outlook – Impression en PDF
2 - Perfectionnement sur la messagerie
- Paramétrage des différentes possibilités d’affichage (conversation, Tris, Groupement, Mise en forme conditionnelle, Ajout de colonnes, Filtrages)
- Compression et Rognage d’images dans un message – Suppression dans un message des pièces jointes une fois enregistrées- Nettoyage en fonction de critères de date ou de poids
- Étude complète des options de distribution (bouton de vote, livraison différée, réponse à…)
- Choix du format de message – Papier à lettre et Thème – Utilisation des Styles – Insertion de divers éléments (Pièces jointes Calendrier, cartes de visite, messages, rendez-vous, Tableaux, Liens hypertextes, Images compressées…) – Choix des éléments à rendre toujours disponibles (De/Cci)
- Suivi et catégorisation de message
- Création et utilisation d’un modèle de message
- Perfectionnement sur les signatures (lien hypertexte) – Utilisation comme insertion automatique – Génération d’une carte de visite
- Programmation d’actions rapides
- Utilisation des options de courrier indésirable
- Perfectionnement sur les Outils de recherche avancés : Choix de l’étendue et des critères – Indexation
- Gestion des flux RSS
3 - Perfectionnement sur les carnets de contacts
- Suivi de l’activité d’un contact – Catégorisation – Ajout de champs – Paramétrage de l’affichage des contacts
- Développement d’une liste de distribution – Mise à jour – Transfert d’une liste de distribution
- Création et gestion de plusieurs carnets de contacts – Import/Export de contacts
- Autorisation d’accès et partage d’un carnet de contacts
4 - Perfectionnement sur les calendriers
- Paramétrage de l’affichage (Second fuseau horaires, Numéro de semaine, Changement de couleur) – Création groupe de calendrier
- Choix des options (Rappel, type de visibilité, caractère privé, répétition, classement par couleur…) – Utilisation des catégories – Gestion de la répétition
- Autorisation d’accès, partage, ouverture d’un calendrier partagé – Choix de l’affichage de calendriers partagés
- Réunion en ligne
- Les différents envois de calendrier
- Les différents modes d’impression du calendrier
5 - Perfectionnement sur les Tâches
- Gestion des tâches répétitives
- Regroupement et suivi des actions à faire – Affectations et tâches partagées
6 - OneNote
- Transfert d’éléments dans OneNote et gestion des éléments transférés
7 - Certification TOSA®
- Cette formation prépare la Certification TOSA Outlook
