Outlook – Perfectionnement

Éligible CPF LiveOnLine Certifiant
  • Référence : BUOUPERF
  • Durée : 1 jour (7 heures)
  • Certification : TOSA®
  • Eligible CPF : Oui
  • TOSA

CONNAISSANCES PREALABLES

  • Avoir suivi le cours BUOUINIT ou avoir les connaissances et compétences équivalentes
  • Connaissance des fonctionnalités de base d’Outlook
  • Il est conseillé aux participants de venir avec un ordinateur portable s’ils peuvent avoir un accès distant à leur boîte de messagerie pour faciliter la mise en pratique des concepts théoriques

PROFIL DES STAGIAIRES

  • Toute personne souhaitant acquérir un haut niveau de maîtrise d’Outlook

OBJECTIFS

  • Savoir optimiser la gestion et l’archivage des messages
  • Savoir accorder des permissions d’accès et partager la messagerie, les contacts, les calendriers ou les tâches
  • Connaître les possibilités d’automatisation afin de gagner du temps (Signatures spécifiques, modèles, règles, mises en forme conditionnelle, suivis et catégorisations, recherches avancées…)
  • Maîtriser l’organisation de réunion et la gestion des tâches

METHODES PEDAGOGIQUES

  • La formation est constituée d’apports théoriques, d’exercices pratiques et de réflexions
  • Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique pendant le stage
  • Mise à disposition d’un poste de travail par participant

METHODES D'EVALUATION DES ACQUIS

  • Auto-évaluation des acquis par le stagiaire via un questionnaire
  • Attestation de fin de stage adressée avec la facture

FORMATEUR

Consultant-Formateur expert Outlook

CONTENU DU COURS

1 - Environnement et sauvegarde
  • Étude approfondie des différentes Options Outlook : Personnalisation de la barre d’accès rapide et du ruban – Compte Office
  • Vérification des propriétés d’un dossier (taille)
  • Création d’un fichier d’archivage Outlook (.pst) – Choix et Paramétrage de l’archivage
  • Gestion des droits d’accès et ouverture du dossier d’un autre utilisateur
  • Création de catégories de couleurs pour classer et filtrer les éléments Outlook
  • Utilisation des indicateurs de suivi
  • Création et gestion de règles d’automatisation
  • Perfectionnement sur le Gestionnaire d’absence (messages différents, ajout de règles)
  • Choix de la mise en page et de l’impression des différents éléments Outlook – Impression en PDF
2 - Perfectionnement sur la messagerie
  • Paramétrage des différentes possibilités d’affichage (conversation, Tris, Groupement, Mise en forme conditionnelle, Ajout de colonnes, Filtrages)
  • Compression et Rognage d’images dans un message – Suppression dans un message des pièces jointes une fois enregistrées- Nettoyage en fonction de critères de date ou de poids
  • Étude complète des options de distribution (bouton de vote, livraison différée, réponse à…)
  • Choix du format de message – Papier à lettre et Thème – Utilisation des Styles – Insertion de divers éléments (Pièces jointes Calendrier, cartes de visite, messages, rendez-vous, Tableaux, Liens hypertextes, Images compressées…) – Choix des éléments à rendre toujours disponibles (De/Cci)
  • Suivi et catégorisation de message
  • Création et utilisation d’un modèle de message
  • Perfectionnement sur les signatures (lien hypertexte) – Utilisation comme insertion automatique – Génération d’une carte de visite
  • Programmation d’actions rapides
  • Utilisation des options de courrier indésirable
  • Perfectionnement sur les Outils de recherche avancés : Choix de l’étendue et des critères – Indexation
  • Gestion des flux RSS
3 - Perfectionnement sur les carnets de contacts
  • Suivi de l’activité d’un contact – Catégorisation – Ajout de champs – Paramétrage de l’affichage des contacts
  • Développement d’une liste de distribution – Mise à jour – Transfert d’une liste de distribution
  • Création et gestion de plusieurs carnets de contacts – Import/Export de contacts
  • Autorisation d’accès et partage d’un carnet de contacts
4 - Perfectionnement sur les calendriers
  • Paramétrage de l’affichage (Second fuseau horaires, Numéro de semaine, Changement de couleur) – Création groupe de calendrier
  • Choix des options (Rappel, type de visibilité, caractère privé, répétition, classement par couleur…) – Utilisation des catégories – Gestion de la répétition
  • Autorisation d’accès, partage, ouverture d’un calendrier partagé – Choix de l’affichage de calendriers partagés
  • Réunion en ligne
  • Les différents envois de calendrier
  • Les différents modes d’impression du calendrier
5 - Perfectionnement sur les Tâches
  • Gestion des tâches répétitives
  • Regroupement et suivi des actions à faire – Affectations et tâches partagées
6 - OneNote
  • Transfert d’éléments dans OneNote et gestion des éléments transférés
7 - Certification TOSA
  • Cette formation prépare la Certification TOSA Outlook
8 - Codes CPF
  • Code National TOSA 237359
  • Le site officiel du CPF est : https://www.moncompteactivite.gouv.fr
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