Outlook  : Gagner en efficacité

Éligible CPF LiveOnLine Certifiant
  • Référence : BUOUEFF
  • Durée : 1 jour (7 heures)
  • Certification : TOSA®
  • Eligible CPF : Oui

CONNAISSANCES PREALABLES

  • 1- Maîtriser l'environnement Windows et être initié aux fonctions de base d’Outlook
  • 2- Il est conseillé aux participants de venir avec un ordinateur portable s’ils peuvent avoir un accès distant à leur boîte de messagerie pour faciliter la mise en pratique des concepts théoriques

PROFIL DES STAGIAIRES

  • Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées d'Outlook

OBJECTIFS

  • Organiser la gestion de ses mails pour gagner du temps
  • Utiliser au mieux son calendrier pour gérer son temps

METHODES PEDAGOGIQUES

  • Mise à disposition d’un poste de travail par participant
  • Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique pendant le stage
  • La formation est constituée d’apports théoriques, d’exercices pratiques et de réflexions

METHODES D'EVALUATION DES ACQUIS

  • Auto-évaluation des acquis par le stagiaire via un questionnaire
  • Attestation de fin de stage adressée avec la facture

FORMATEUR

Consultant-Formateur expert Outlook

CONTENU DU COURS

1 - Organiser sa Boîte de réception Outlook

  • Créer des dossiers pour classer ses messages
  • Créer des règles automatiques : En fonction de l’expéditeur – En fonction de l’objet – En fonction d’un mot spécifique
  • Définir les indicateurs de suivis
  • Gérer et définir des catégories
  • Gérer les conversations, suivre une conversation
  • Utiliser les recherches personnalisées
  • Appliquer le filtre du courrier
  • Trier des messages
  • Recherche rapide d’un message
  • Filtrer le courrier indésirable
  • Créer des actions rapides : Déplacer vers un dossier – Classer et déplacer – Nouveau message à… – Transférer à … – Nouvelle réunion avec… – Action rapide personnalisée
  • Création et utilisation de modèles de message
  • Principe de l’archivage : fichier de données Outlook : Archivage manuel – Archivage automatique

2 - Gérer son calendrier dans Outlook

  • Personnaliser son calendrier : Les différents affichages – Importer les jours fériés
  • Organiser : Des rendez-vous – Des évènements – Des réunions et inviter des participants
  • Créer un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités de ses collaborateurs
  • Attribuer des catégories à ses rendez-vous
  • Envoyer le calendrier par messagerie

3 - Gérer ses tâches avec Outlook

  • Créer, modifier, supprimer une tâche
  • Assigner une tâche à une personne
  • Accepter ou refuser une tâche
  • Transformer un message en tâche

4 - Partager Outlook

  • Partager ou déléguer des dossiers : Boîte de réception, Calendrier, Contacts

5 - Certification TOSA®

  • Cette formation prépare la Certification TOSA® Outlook
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