Outlook – Initiation

Éligible CPF LiveOnLine Certifiant
  • Référence : BUOUINIT
  • Durée : 1 jour (7 heures)
  • Certification : TOSA®
  • Eligible CPF : Oui
  • TOSA

CONNAISSANCES PREALABLES

  • Connaissance de Windows et manipulation de la souris
  • Il est conseillé aux participants de venir avec un ordinateur portable s’ils peuvent avoir un accès distant à leur boîte de messagerie pour faciliter la mise en pratique des concepts théoriques

PROFIL DES STAGIAIRES

  • Toute personne souhaitant gérer la messagerie, les contacts, les calendriers, les tâches et les notes

OBJECTIFS

  • Savoir utiliser de façon opérationnelle les fonctions de messagerie et des gestions des contacts
  • Savoir utiliser plusieurs calendriers pour programmer des rendez-vous et des réunions
  • Créer des tâches et des notes

METHODES PEDAGOGIQUES

  • La formation est constituée d’apports théoriques, d’exercices pratiques et de réflexions
  • Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique pendant le stage
  • Mise à disposition d’un poste de travail par participant

METHODES D'EVALUATION DES ACQUIS

  • Auto-évaluation des acquis par le stagiaire via un questionnaire
  • Attestation de fin de stage adressée avec la facture

FORMATEUR

Consultant-Formateur expert Outlook

CONTENU DU COURS

1 - Environnement

  • Découverte de la nouvelle interface de démarrage : Le ruban et ses composants (les onglets, les groupes et les commandes, l’icône Lanceur de boîte de dialogue)
  • Utilisation du Gestionnaire d’absence du bureau
  • Aperçu et Impression des différents éléments Outlook

2 - La messagerie

  • Présentation et personnalisation des différents volets de la messagerie (Dossiers, Lecture, Barre des tâches)
  • Les différentes possibilités d’affichage (conversation, Tris, Groupements, Ajout/Déplacement/Suppression de colonnes)
  • Création de dossiers et classement de messages
  • Gestion de la Corbeille
  • Création et mise en forme des messages : Différence entre l’annuaire (LDAP) et le carnet de contacts personnels – Recherche de destinataires – Définition des options de distribution – Création de signatures – Choix du format de message (HTLML, Texte brut et Texte enrichi) – Utilisation des Styles – Insertion de divers éléments (Pièces jointes ou éléments Outlook)
  • Utilisation du volet de lecture pour la réalisation des actions courantes (Lecture, Réponse, Transfert, Acceptation ou non d’une réunion
  • Transfert de un ou plusieurs messages – Réponse à l’expéditeur ou à tous – Rappel ou renvoi d’un message
  • Recherche selon critères
  • Gestion des courriers indésirables
  • Création de règle simple sur un message reçu

3 - Le carnet de contacts

  • Création d’un contact et utilisation des champs existants – Utilisation d’un contact pour envoyer un message ou programmer une réunion
  • Utilisation des différents affichages des contacts
  • Création d’un contact depuis un message reçu
  • Création et utilisation d’une liste de distribution

4 - Le calendrier

  • Aperçu dans la Barre des tâches
  • Utilisation des différents affichages du calendrier – Options de paramétrage des jours et plages horaires, de barre météorologique
  • Création et modification d’un rendez-vous ou un évènement – Choix des options (Rappel, Urgence, Visibilité (Occupé, Privé, Répétition, Classement par couleur…)
  • Ouverture de plusieurs calendrier et choix de l’affichage de calendriers (côte à côte ou juxtaposé)
  • Planification d’une réunion : Fichiers joints – Choix des options (Rappel, Critères d’obligation, privé…) – Disponibilités des participants et des salles – Réponse à une réunion – Gestion des modifications – Gestion précise des réponses à une réunion

5 - Les Tâches

  • Utilisation des différents affichages
  • Création d’une tache – Réponse à une tâche déléguées

6 - Les Notes

  • Utilisation des différents affichages
  • Création de Notes

7 - Certification TOSA

  • Cette formation prépare la Certification TOSA Outlook

8 - Codes CPF

  • Code National TOSA 237359
  • Le site officiel du CPF est : https://www.moncompteactivite.gouv.fr
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