Comment bien utiliser les outils de collaboration d’Office 365 pour améliorer la productivité en entreprise ?

Office 365 est une suite logicielle que l’on ne présente plus.

Dévoilé pour la première fois le 28 juin 2011, cet ensemble d’outils de collaboration est au service du travail en équipe. Avec Office365, vous pouvez :

• Travailler depuis n’importe où et sur tous les appareils (Mac, PC, tablette, etc.) 
• Échanger des informations en temps réel avec votre équipe 
• Organiser des visioconférences 
• S’assurer que le projet avance selon le planning établi 
• Etc.

Très complet, Office 365 dope la productivité en entreprise. Et si vous en doutez encore, cet article devrait vous faire changer d’avis.

Comment la suite Office365 améliore-t-elle la productivité en entreprise ?

Rien ne vaut le travail d’équipe.

Que vous soyez un génie des mathématiques sur le point de révolutionner l’univers de la finance ou un artisan floral, vous êtes amené à collaborer. Sauf que, très souvent, il y a de la friction sur les ondes.

Il n’y a rien de pire qu’une équipe dont les membres…

• … ne partagent pas la même vision des choses 
• … hésitent quant aux rôles individuels et à la chaîne de fonctionnement 
• … travaillent de manière isolée, sans jamais communiquer avec les autres 
• … sont mis à l’écart dans la prise de décisions

Même le meilleur système de planification de tâches ne peut compenser une équipe défaillante. La bonne nouvelle, c’est qu’habituellement, ces couacs sont uniquement le fruit de communication. Les membres ne sont pas au même niveau d’information ou alors, ils présument plus qu’ils ne savent réellement.

Avec Office365, enfin, les échanges se feront avec clarté. Découvrez comment.

Optimiser la gestion de projets

Mal géré, un projet peut rapidement devenir un sac de nœuds. Fournisseurs, dates limites, obligations réglementaires, … Pour les personnes aux commandes, il est facile de perdre de vue certaines tâches pourtant essentielles.

Heureusement, au sein de la suite Office365, il existe un outil dédié à la planification de tâches. Son nom ? Microsoft Project Management.

Grâce à une roadmap interactive, vous disposez d’une vue d’ensemble en temps réel de votre progression. Qu’en est-il des délais de livraison ? Est-ce déjà le moment d’entamer la phase 2 ? De tous les outils de collaboration d’Office 365, Microsoft Project Management est celui répondant le mieux à ces questions.

Renforcer l’esprit d’équipe

Plus le projet grandit, plus vous aurez besoin de bras pour le faire fonctionner. Seule ombre au tableau : cela signifie qu’il sera de plus en plus difficile de réunir physiquement toutes ces personnes.

L’autre possibilité, c’est que vous êtes membre d’une petite équipe très mobile ou travaillez avec des prestataires. Pour renforcer la productivité en entreprise, il est nécessaire d’avoir des échanges en temps réel. Cependant, rien ne garantit que vous parveniez à trouver une date et une heure pour un tête-à-tête.

C’est là que Microsoft Teams, l’un des outils de collaboration d’Office 365, s’avère particulièrement utile. Axé sur le travail en équipe, il permet d’organiser des visioconférences dynamiques. Enregistrements, sous-titrages, assistants d’élocution, … le logiciel est très complet.

Et au quotidien, quand la planification des tâches laisse la place à leur exécution, il facilite les échanges via une messagerie instantanée.

Grâce à ces outils de collaboration, moins de mails sont échangés au sein des équipes. Cela a pour effet d’accélérer la communication et de valider/infirmer plus rapidement les décisions.

Réduire les délais

Le gros avantage des outils de collaboration, c’est qu’ils réduisent le nombre d’emails qu’il est nécessaire de s’envoyer. Enfin, il n’est plus nécessaire d’effectuer un va-et-vient entre différentes adresses de messagerie pour obtenir un résultat satisfaisant.

Avec Office365, il est possible de collaborer en temps réel sur un même document. Dans le cas où les parties prenantes ne seraient pas sur le même fuseau horaire, ce n’est pas grave. Les annotations et révisions peuvent être faites par les autres membres de l’équipe sur un même document.

La planification des tâches est une étape chronophage. Il n’y a pas de raisons pour qu’il en soit de même de la réalisation des missions. En favorisant le travail collaboratif, la suite Office 365 permet aux entreprises de gagner un temps considérable.

Centraliser les données

C’est l’avantage numéro un des outils de collaboration tels que la suite Office365.

Au lieu de stocker vos données sur votre ordinateur, vous avez désormais la possibilité de les héberger directement en ligne. Ce faisant, vous bénéficierez d’une meilleure sécurité et surtout, les autres membres de votre équipe pourront y accéder au moment opportun.

À noter qu’il est possible de limiter l’accès aux fichiers sensibles.

Et si vous appreniez à vous servir de la suite Office ?

Office 365, ce n’est pas uniquement Microsoft Teams et Microsoft Project Management.

Avec Flow, il est possible d’automatiser le flux de travail au sein de différentes applications. Par exemple, après avoir rempli un formulaire SharePoint, vous pouvez extraire les données pour prospecter dans Dynamics365.

Considéré comme l’un des meilleurs outils de planification, To-do vous rappelle les missions à effectuer. En plus de relever les dates d’échéance, l’application vous permet d’ajouter des notes pour recontextualiser le phénomène.

Et ce ne sont que quelques exemples parmi une pléthore d’applications de la suite Office 365.

Pour maîtriser les rouages de cette série logicielle, le mieux reste encore de décrocher une certification Office365. Justement, il se trouve qu’EduGroupe a fait de la transformation digitale et de la reconversion professionnelle son cheval de bataille.

Fondé il y a plus de 30 ans, le centre est certifié Qualiopi depuis le 17 décembre 2020. Cette reconnaissance atteste du sérieux de l’institut. Et si cela ne vous convint pas, regardez donc les résultats obtenus par EduGroupe en 2022 :

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• Un chiffre d’affaires excédant les 12 millions d’euros 
• Et surtout, un taux de satisfaction client avoisinant les 94 %

Il n’y a pas de doute possible : EduGroupe est la solution n°1 pour maîtriser Office365. Qu’attendez-vous pour vous y former à Office365 ?