Formation à l’utilisation des outils collaboratifs en télétravail
Les outils de collaboration font désormais partie du quotidien de nombreux salariés. Que l’on télétravaille ou que les membres d’une équipe soient répartis sur plusieurs sites, les solutions s’appuyant sur des outils collaboratifs sont incontournables. Mais en quoi consistent exactement ces outils informatiques ? Quels sont les plus utilisés en entreprise et quels sont leurs avantages ? Cet article vous propose de faire le point sur la question et de découvrir les formations dispensées par EduGroupe pour faciliter la prise en main et l’installation et la gestion des différents outils collaboratifs.
A quoi servent les outils collaboratifs ?
Les outils collaboratifs sont des applications numériques qui favorisent les échanges entre plusieurs membres d’une équipe, quand bien même les collaborateurs se trouvent en télétravail, en déplacement pour raison professionnelle ou encore sur des sites d’entreprise différents. Il s’agit d’applications ou de logiciels qui permettent à plusieurs utilisateurs d’accéder aux mêmes informations et fichiers via une plateforme commune. De cette manière, les interactions peuvent avoir lieu en temps réel et il devient possible de collaborer à distance sur un même projet. Ces outils sont très diversifiés et vont du logiciel de communication à la gestion de projet en passant par les solutions multifonctionnelles.
Les outils collaboratifs offrent aux utilisateurs de nombreux avantages. Ainsi, ils permettent de simplifier la coordination des tâches et la gestion de projet. Ils aident à optimiser la communication interne. Ils favorisent la concertation et la transparence des procédures au sein des équipes. Ils offrent l’opportunité de travailler ensemble de manière flexible, indépendamment du lieu où se trouvent les collaborateurs. Par ailleurs, les outils collaboratifs actuels favorisent l’innovation et la créativité, en offrant des supports numériques pour le prototypage ou la cartographie conceptuelle. Les informations sont disponibles pour tous les collaborateurs en temps réel, elles sont regroupées de manière pratique et opportune sur une plateforme centrale.
Les entreprises qui ont introduit les outils collaboratifs constatent ainsi une augmentation de la productivité, une croissance de l’efficacité des équipes, un gain de temps et des coûts réduits. EduGroupe dispense des formations sur les outils collaboratifs les plus courants et les plus intéressants pour les entreprises.
Pourquoi les outils collaboratifs gagnent-ils en importance ?
Avec l’avancée de la numérisation, la façon dont nous communiquons et travaillons les uns avec les autres évolue. Nous vivons à une époque où tout va très vite et où il est important de pouvoir accéder aux informations en temps réel, de n’importe où et à tout moment. Les employés sont souvent répartis sur différents sites, ce qui nécessite l’utilisation de nouveaux outils pour une collaboration virtuelle efficace. La situation sanitaire, en particulier, a montré que le télétravail n’est pas seulement une tendance passagère ou un effet de mode, mais que cette forme de travail pourrait bien s’imposer à l’avenir.
Au départ, le télétravail s’est heurté à des problèmes pratiques et informatiques. Il a aussi suscité des réticences et des inquiétudes. Néanmoins, les mois qui viennent de s’écouler ont montré que le télétravail est parfaitement possible. Cela fonctionne en particulier grâce aux outils collaboratifs. En voici quelques-uns qui vous permettront de maintenir votre activité sans avoir à vous soucier des distances entre vos employés et de développer la productivité de vos équipes.
Slack : du chat, et bien plus encore !
Slack est une plateforme de communication en ligne permettant d’organiser des chats entre les collaborateurs ou des partenaires externes. Elle permet aussi de passer des appels téléphoniques, d’envoyer des fichiers. Il est possible d’intégrer des applications courantes comme Google Drive, Zoom, Trello ou Salesforce.
Principales caractéristiques de l’outil de collaboration Slack :
- Appels audio et vidéo
- Partage de fichiers
- Stockage de fichiers
- Partage d’écran
- Chat d’équipe
- Fonction de recherche
- Collaboration avec les partenaires externes
- Intégrations de plus de 2 200 applications
Teams : le poste de travail virtuel de Microsoft
Teams constitue un poste de travail virtuel aménagé au sein de la suite virtuelle Microsoft 365. Cette salle virtuelle ou numérique permet de travailler sur des documents avec les membres d’une équipe. Le chat y tient une place importante. SharePoint, dont nous vous parlons ci-dessous, est également intégré.
Microsoft crypte et sécurise tout le contenu partagé par l’équipe. Le programme est avant tout axé sur une communication rapide et moderne, à laquelle les jeunes professionnels sont particulièrement habitués. Microsoft Teams peut être utilisé sur smartphone, ce qui est un facteur essentiel de flexibilité et de mobilité.
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SharePoint : l’application Microsoft qui simplifie l’organisation
SharePoint permet de gérer des projets ou de coordonner des tâches et des missions via une application. Vous pouvez également créer des sites Web pour l’entreprise. En outre, il est possible d’intégrer et de gérer des blogs ou des portails de discussion.
L’objectif de SharePoint est de vous permettre de simplifier les processus et l’organisation dans l’entreprise et au bureau. La solution est personnalisable, de manière à s’adapter aux besoins des équipes et de chacun de leurs membres. L’échange de données ou de formulaires est plus facile et plus rapide grâce à Sharepoint.
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OneDrive : le service Microsoft de stockage en nuage
Le stockage des données dans le cloud constitue un avantage considérable pour le télétravail et la collaboration à distance des équipes. Les membres peuvent y accéder depuis n’importe quel emplacement et sur n’importe quel terminal, y compris mobile. Il suffit de se connecter à OneDrive pour voir les fichiers disponibles.
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OneNote : votre carnet de notes numériques
Le développement des différentes phases d’un projet peut s’appuyer utilement sur la prise de notes. OneNote est un logiciel de Microsoft qui peut être utilisé comme un carnet de notes numérique. Vous pouvez créer autant de carnets que vous le souhaitez dans OneNote et les diviser en pages et sections. Des textes ainsi que des images, des dessins et des annotations peuvent être insérés dans ces cahiers.
OneNote est facile à utiliser et se synchronise sur toutes les plateformes entre différents appareils. C’est ce qui en fait un outil parfait pour le travail collaboratif. Le programme peut être téléchargé pour Windows, Mac OS, Android et iOS. L’outil est également disponible sur Windows Phone et sur le Web.
