Les bases de l’informatique

À l’ère du tout numérique, il est indispensable que tous les salariés d’une entreprise, amenés à travailler sur un ordinateur, maîtrisent parfaitement les bases de l’informatique. De la même manière, il est inconcevable aujourd’hui qu’un candidat se présente à un entretien d’embauche sans connaître les bases de l’informatique en lien notamment avec leurs usages professionnels. Quels sont les outils informatiques de base ? Pourquoi est-il indispensable pour une entreprise que ses collaborateurs les maîtrisent ? Quels bénéfices une formation bureautique peut-elle apporter à une entreprise ? On vous dit tout dans ce qui suit !

Qu’appelle-t-on un outil informatique de base ?

Un outil informatique est un logiciel, ou un type de logiciel, qui donne à l’utilisateur la possibilité d’effectuer une tâche précise. Ces outils, qui constituent les bases de l’informatique, sont regroupés en trois groupes : ceux qui permettent de produire des documents pour une utilisation personnelle ou pour une présentation à un public, ceux qui permettent de communiquer avec d’autres personnes (collègues, clients, clients potentiels, etc.) et ceux qui permettent d’organiser le temps de travail.

Quels sont les outils informatiques de base en entreprise ?

Il n’est pas nécessaire de connaître tous les logiciels de chaque groupe. Il vaut mieux en maîtriser un parfaitement plutôt que plusieurs à moitié.

Les outils de production de documents

Dans ce domaine, il est important de connaître des logiciels adaptés à chaque situation :

Pour produire des textes, Microsoft Word est le logiciel de base. Il donne la possibilité de rédiger toutes sortes de textes (rapports de réunion, lettre, curriculum vitae, etc.). Cet outil permet de faire facilement la mise en page du document, la numérotation des pages, l’édition d’un sommaire, ou encore la personnalisation du document en choisissant une police d’écriture et des couleurs adaptées.
En ce qui concerne les logiciels tableurs, Excel fait office de référence. Il est assez difficile à dompter, mais une fois que l’on maîtrise toutes ses subtilités, il devient un outil indispensable. Il permet de faire de nombreux types de calculs, de créer des représentations graphiques ou encore d’analyser des données.
Pour mettre sur pied une présentation, rien de tel que PowerPoint (Microsoft Office). Ce logiciel donne la possibilité de créer des présentations à l’aide de diapositives successives sur lesquelles on peut trouver du texte, des graphiques, des tableaux, mais aussi des photos ou des animations.

En plus de ces trois géants, qui occupent une grande place dans les bases de l’informatique, il est judicieux de connaître des petits logiciels comme un correcteur d’orthographe (capable de corriger également les fautes de syntaxe et celles de grammaire) et un traducteur de langues pour pouvoir produire des textes en langues étrangères.

Bon à savoir : bien que ne faisant pas réellement partie des bases de l’informatique, savoir se servir d’un logiciel de photo (type Photoshop) ou de création graphique peut représenter une véritable valeur ajoutée. Dédiés à la retouche d’image ou à la composition graphique, ils donnent la possibilité de créer des visuels parfois utiles pour illustrer des documents.

Les outils de communication

La communication entre salariés et/ou avec les clients est indispensable dans une entreprise. De plus, avec la crise sanitaire et le développement du télétravail, la maîtrise des outils informatiques de communication est devenue essentielle. Aujourd’hui, il faut savoir se servir de trois types de logiciels afin de pouvoir :

gérer les mails reçus et envoyés, les archiver dans des dossiers et ainsi facilement les retrouver au besoin (logiciel type Outlook) ;
assister à des réunions en distanciel dans le cadre du télétravail (logiciel type Zoom ou Microsoft Teams) ;
recevoir des infos en temps réel, primordial lorsque l’on travaille sur un dossier brûlant à rendre dans les plus brefs délais (logiciel type Discord).

Bien évidemment, toutes les entreprises n’utilisent pas les mêmes logiciels de communication. Mais il est plus facile de s’adapter à un logiciel que l’on ne connaît pas si on en maîtrise un du même type.

Les outils d’organisation

Que l’on travaille en indépendant ou dans une entreprise, gérer le temps de travail et organiser les tâches à faire est primordial pour ne pas rater des échéances. Dans cette catégorie, on trouve principalement deux types d’outils : l’un pour organiser son temps, l’autre pour organiser ses tâches.

L’utilisation d’un agenda dématérialisé fait partie des bases de l’informatique. C’est souvent Google Agenda qui est cité dans ce domaine, mais il existe de nombreux autres logiciels. Il permet de planifier le temps de travail et de gérer les réunions. Ce type d’agenda peut être partagé entre tous les collaborateurs du site ce qui facilite grandement la gestion des différents plannings. Un rappel est envoyé avant chaque événement noté dans l’agenda : plus aucun risque de rater une réunion parce que le post-it sur lequel sa date et son lieu étaient inscrits s’est envolé !

Il est aussi important d’avoir la maîtrise des outils informatiques qui prennent en compte l’organisation des tâches. Pour en faciliter la gestion, de nombreux logiciels sont à disposition comme Microsoft Todo, Evernote ou encore Google Keep. Si l’utilisation systématique de toutes ces fonctionnalités demande un peu d’entraînement, ce type de logiciel simplifie grandement la vie en classant les tâches à faire par ordre d’importance ou en fonction de leur date d’échéance.

Qu’est-ce qu’une formation bureautique peut apporter à une entreprise ?

Pour qu’une entreprise fonctionne, il est nécessaire que tous ses employés « parlent la même langue », c’est-à-dire qu’ils aient tous une bonne maîtrise des outils informatiques de base. Si certains éléments ne maîtrisent pas parfaitement les bases de l’informatique, cela peut poser des problèmes aussi bien au niveau communication qu’au niveau organisation. Après une formation bureautique durant laquelle les employés qui en ont besoin auront été remis à niveau sur les bases de l’informatique, la communication au sein de l’entreprise sera beaucoup plus fluide et des erreurs de planification (de réunions par exemple) pourront être évitées. Le travail des employés sera optimisé, améliorant ainsi considérablement l’image de l’entreprise.

Vous l’avez compris, quelle que soit votre situation (travailleur indépendant ou salarié dans une entreprise), il est indispensable de connaître les bases de l’informatique. Si ce n’est pas votre cas, vous pouvez vous tourner vers une formation bureautique qui vous permettra de vous perfectionner dans la maîtrise des outils informatiques de base. Celle-ci peut être dispensée en présentiel ou en e-learning selon les besoins.