La conformité RGPD en entreprise : mise en pratique et formation
Depuis 2018, la mise en conformité RGPD est au cœur des préoccupations des entreprises. Ce règlement fixe une norme élevée en matière de consentement et de traitement des données personnelles. Aujourd’hui nous allons voir comment une entreprise peut-elle se mettre en conformité avec cette réglementation et pourquoi doit-elle le faire au plus vite. EduGroupe vous répond et vous accompagne dans toutes vos transitions digitales.
La mise en conformité RGPD, qu’est-ce que c’est ?
Adopté en avril 2016, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) résulte de 4 années de travail pour mettre en conformité la législation sur la protection des données avec les nouveaux usages. Il a pour but d’harmoniser, de moderniser et de renforcer les politiques de confidentialité et de traitement des données personnelles dans toute l’Europe.
Les exigences du RGPD sont entrées en vigueur le 25 mai 2018. Depuis cette date, les entreprises doivent protéger avec diligence les données personnelles de leurs clients et fournir la preuve de leurs bons traitements et sécurisation.
Les principales étapes pour mettre en place le RGPD dans son entreprise
La CNIL propose 4 étapes pour s’assurer de la mise en conformité de votre société vis-à-vis du RGPD :
1. Créer un registre de traitement des données personnelles
Grâce à ce document, vous disposerez d’une vision d’ensemble des data personnelles stockées et utilisées par votre entreprise. Pour ce faire, il convient de créer une fiche pour chaque type de données pour laquelle vous préciserez votre objectif, les catégories de données utilisées, les personnes qui y ont accès et leur durée de conservation.
Il est important de conserver ce registre à jour en impliquant l’ensemble du personnel concerné dans le traitement de ces données personnelles. Il est à noter que ce document est placé sous la responsabilité du dirigeant de l’entreprise.
2. Trier les données
Chaque fiche créée doit faire l’objet d’une vérification :
- Les données enregistrées sont-elles utiles ? Cette étape vous permet d’améliorer vos pratiques et de supprimer toutes les informations inutiles.
- Vous ne devez pas vous charger du traitement de données personnelles sensibles ou bien, le cas échéant, vous assurer que vous en avez le droit.
- Vous assurer que seules les personnes habilitées n’ont accès qu’aux données les concernant.
- Conservez les données selon le délai imparti.
3. Informer les personnes et leur permettre d’exercer facilement leurs droits quant au traitement de leurs données personnelles
La conformité RGPD est garante de la transparence quant au traitement des données personnelles vis-à-vis des personnes concernées. Elle existe pour les informer et leur permettre de faire valoir leurs droits plus facilement.
- Pourquoi telle ou telle donnée personnelle est-elle collectée ?
- Pourquoi avez-vous le droit de la collecter ?
- Qui peut consulter cette information ?
- Quelle est sa durée de conservation ?
- De quelle façon les personnes concernées peuvent-elles faire valoir leurs droits ?
- Transférez-vous les données hors Union Européenne ?
4. La RGPD en entreprise pour sécuriser les données
Bien que le risque zéro n’existe pas, votre entreprise doit tout mettre en œuvre pour garantir la sécurité des données stockées ; de simples réflexes doivent être observés : choix de mots de passe complexes, mise à jour des logiciels et des antivirus, établissement de sauvegardes, formation de votre personnel au sujet des risques des failles de sécurité, etc…
À ce propos, EduGroupe vous propose un certain nombre de formations de sécurité en entreprise afin de vous aider à mettre en place les bonnes pratiques en matière de cybersécurité.
Sachez enfin qu’en cas de violation des données, vous devez le signaler à la CNIL dans un délai de 72 heures.
Pourquoi le RGPD en entreprise est-il important ?
La mise en conformité RGDP en entreprise est primordiale à plusieurs niveaux :
- Il s’agit tout d’abord d’une obligation légale ; en cas de non-conformité, votre société risque des sanctions.
- En ayant un meilleur traitement des données personnelles, vous concourrez à améliorer votre efficacité commerciale en connaissant mieux vos clients et prospects car vous disposerez d’informations qualifiées et segmentées.
- Le RGPD est devenu une norme importante, tant et si bien qu’il est susceptible d’avoir un impact sur l’image de votre entreprise et son marketing.
- Ceci est particulièrement vrai pour toutes les entreprises disposant d’un site internet e-commerce ou vitrine : les internautes peuvent et doivent choisir la façon dont leurs informations sont traitées. En d’autres termes, la mise en conformité RGPD est un excellent moyen de tisser un lien de confiance entre votre entreprise et sa clientèle, ses prospects ainsi que ses collaborateurs.
Quels sont les risques encourus en cas de non-conformité ?
L’éventail de sanctions encourues en cas de manquement au règlement général sur la protection des données est particulièrement important et dissuasif. Ainsi la CNIL peut :
- Prononcer un rappel à l’ordre ;
- Enjoindre de mettre le traitement en conformité, y compris sous astreinte ;
- Limiter temporairement ou définitivement un traitement ;
- Suspendre les flux de données ;
- Ordonner de satisfaire aux demandes d’exercice des droits des personnes, y compris sous astreinte ;
- Prononcer une amende administrative. Il est à noter que les sanctions pécuniaires peuvent atteindre les 20 millions d’euros ou dans le cas d’une entreprise 4% du montant du chiffre d’affaires annuel mondial.
Sachez de plus que ces sanctions peuvent être rendues publiques et par la même écorner durablement l’image de l’entreprise concernée.
Pourquoi et où suivre une formation RGPD ?
EduGroupe est aux côtés des entreprises et de tous les professionnels pour leur permettre de faire face aux enjeux de transformation digitale et aux nouvelles problématiques se faisant jour avec eux. C’est pour cela que notre catalogue comprend plusieurs formations RGPD.
En fonction de vos besoins, vous pourrez par exemple être sensibilisé à ces règles, apprendre à mettre en conformité votre entreprise, comprendre le rôle et les responsabilités du DPO (délégué à la protection des données) ou suivre des ateliers de gestion et d’hébergement des données (santé et vie privée, audit RGPD/GDPR, alignement de son système d’information…).
Vous avez un besoin en formation RGPD spécifique pour votre société ? Nous pouvons vous proposer des formations sur mesure. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
