Les bases de l’informatique
À l’ère du tout numérique, il est indispensable que tous les salariés d’une entreprise, amenés à travailler sur un ordinateur, maîtrisent parfaitement les bases de l’informatique. De la même manière, il est inconcevable aujourd’hui qu’un candidat se présente à un entretien d’embauche sans connaître les bases de l’informatique en lien notamment avec leurs usages professionnels. Quels sont les outils informatiques de base ? Pourquoi est-il indispensable pour une entreprise que ses collaborateurs les maîtrisent ? Quels bénéfices une formation bureautique peut-elle apporter à une entreprise ? On vous dit tout dans ce qui suit !
Qu’appelle-t-on un outil informatique de base ?
Un outil informatique est un logiciel, ou un type de logiciel, qui donne à l’utilisateur la possibilité d’effectuer une tâche précise. Ces outils, qui constituent les bases de l’informatique, sont regroupés en trois groupes :
- ceux qui permettent de produire des documents pour une utilisation personnelle ou pour une présentation à un public,
- ceux qui permettent de communiquer avec d’autres personnes (collègues, clients, clients potentiels, etc.),
- et ceux qui permettent d’organiser le temps de travail.
Les outils informatiques de base sont essentiels pour accomplir diverses tâches. En comprenant et maîtrisant ces outils, vous serez prêt à relever les défis modernes. EduGroupe vous accompagne pour une intégration fluide de ces compétences.
Quels sont les outils informatiques de base en entreprise ?
Il n’est pas nécessaire de connaître tous les logiciels de chaque groupe. Il vaut mieux en maîtriser un parfaitement plutôt que plusieurs à moitié.
Les outils de production de documents
La production de documents est essentielle dans toute entreprise. EduGroupe vous forme aux logiciels incontournables adaptés à chaque situation :
- Pour produire des textes, Microsoft Word est le logiciel de base. Il donne la possibilité de rédiger toutes sortes de textes (rapports de réunion, lettre, curriculum vitae, etc.). Cet outil permet de faire facilement la mise en page du document, la numérotation des pages, l’édition d’un sommaire, ou encore la personnalisation du document en choisissant une police d’écriture et des couleurs adaptées.
- En ce qui concerne les logiciels tableurs, Excel fait office de référence. Il est assez difficile à dompter, mais une fois que l’on maîtrise toutes ses subtilités, il devient un outil indispensable. Il permet de faire de nombreux types de calculs, de créer des représentations graphiques ou encore d’analyser des données.
- Pour mettre sur pied une présentation, rien de tel que PowerPoint (Microsoft Office). Ce logiciel donne la possibilité de créer des présentations à l’aide de diapositives successives sur lesquelles on peut trouver du texte, des graphiques, des tableaux, mais aussi des photos ou des animations.
En plus de ces trois géants, qui occupent une grande place dans les bases de l’informatique, il est judicieux de connaître des petits logiciels comme un correcteur d’orthographe (capable de corriger également les fautes de syntaxe et celles de grammaire) et un traducteur de langues pour pouvoir produire des textes en langues étrangères.
Bon à savoir : bien que ne faisant pas réellement partie des bases de l’informatique, savoir se servir d’un logiciel de photo (type Photoshop) ou de création graphique peut représenter une véritable valeur ajoutée. Dédiés à la retouche d’image ou à la composition graphique, ils donnent la possibilité de créer des visuels parfois utiles pour illustrer des documents.
Avec EduGroupe, maîtrisez la production documentaire pour optimiser votre efficacité au travail, grâce à des formations conçues pour répondre aux besoins actuels.
Les outils de communication
La communication entre salariés et/ou avec les clients est indispensable dans une entreprise. De plus, avec la crise sanitaire et le développement du télétravail, la maîtrise des outils informatiques de communication est devenue essentielle. Aujourd’hui, il faut savoir se servir de trois types de logiciels afin de pouvoir :
- gérer les mails reçus et envoyés, les archiver dans des dossiers et ainsi facilement les retrouver au besoin (logiciel type Outlook) ;
- assister à des réunions en distanciel dans le cadre du télétravail (logiciel type Zoom ou Microsoft Teams) ;
- recevoir des infos en temps réel, primordial lorsque l’on travaille sur un dossier brûlant à rendre dans les plus brefs délais (logiciel type Discord).
Bien évidemment, toutes les entreprises n’utilisent pas les mêmes logiciels de communication. Mais il est plus facile de s’adapter à un logiciel que l’on ne connaît pas si on en maîtrise un du même type.
Avec les formations d’EduGroupe, vous serez équipé pour une communication fluide et professionnelle, même en télétravail, grâce à une expertise en outils numériques.
Les outils d’organisation
Que vous soyez indépendant ou salarié, la gestion du temps et l’organisation des tâches sont cruciales pour respecter les échéances. Dans cette optique, il existe principalement deux types d’outils : ceux pour organiser le temps et ceux pour gérer les tâches.
L’utilisation d’un agenda dématérialisé est désormais indispensable. Google Agenda est un choix populaire, mais de nombreux autres logiciels peuvent également répondre aux besoins des entreprises. Ces outils permettent de planifier le temps de travail, de gérer les réunions et de faciliter la coordination des équipes. Ils offrent la possibilité de partager des agendas, ce qui simplifie la gestion des plannings. De plus, un rappel automatique est envoyé avant chaque événement, éliminant ainsi le risque de manquer une réunion en raison d’un oubli ou d’une note perdue.
En parallèle, la maîtrise des outils d’organisation des tâches est essentielle. Des logiciels comme Microsoft Todo, Evernote ou Google Keep aident à gérer efficacement les tâches à accomplir. Ces outils classent les actions par ordre d’importance ou par date d’échéance, ce qui simplifie considérablement l’organisation au quotidien.
EduGroupe vous accompagne pour maîtriser ces outils, vous permettant ainsi d’optimiser votre gestion du temps et de vos projets dans tous vos environnements professionnels.
Qu’est-ce qu’une formation bureautique peut apporter à une entreprise ?
Pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise, il est crucial que tous ses collaborateurs partagent une maîtrise commune des outils informatiques de base. Une lacune dans ce domaine peut entraîner des difficultés tant en matière de communication qu’en organisation. Après une formation bureautique qui remettra à niveau les employés concernés, l’entreprise améliorera la fluidité de la communication interne et réduira les erreurs de planification, notamment celles liées aux réunions. Ainsi, la productivité des employés sera optimisée, ce qui renforcera l’image de l’entreprise.
En somme, quelle que soit la situation (travailleur indépendant ou salarié), la maîtrise des bases de l’informatique est un impératif. Si ce n’est pas encore le cas, une formation bureautique s’avère être la solution pour perfectionner cette compétence fondamentale. Cette formation peut être dispensée en présentiel ou en e-learning, selon les besoins spécifiques.
En formant vos équipes avec EduGroupe, vous renforcez leur productivité et l’efficacité des processus internes, un véritable atout pour votre entreprise.